Informativa-trattamento-dati-punti-domina

INFORMATIVA sul trattamento e la protezione dei dati pesonali REDATTA AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO EU 2016/679

Gentile Signora/Egregio Signor

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, e con il Codice della Privacy (D. Lgs. 196/2003) come modificato dal D. Lgs. 101/2018, DOMINA – Associazione nazionale famiglie datori di lavoro domestico – (o di seguito anche in breve DOMINA o Associazione o Associazione DOMINA) C.F. 97149130581, con sede legale sita in 00144 Roma (RM) Viale Pasteur, 77, in qualità di “Titolare del trattamento”, rappresentata dal Segretario Generale dell’Associazione quale Legale Rappresentante pro-tempore, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei suoi dati personali.

Tali informazioni integrano, quanto già comunicato in forma breve e semplificata, attraverso l’informativa ai sensi dell’art. 13, fornita al momento in cui lei ha compilato il modulo di richiesta di adesione all’Associazione.

La Politica e gli Standard di Privacy utilizzati da DOMINA per la protezione dei dati personali sono fondati sui seguenti principi:

  • PRINCIPIO DI RESPONSABILIZZAZIONE

Il trattamento è effettuato in base al principio di responsabilizzazione del Titolare, il quale, ha adottato le misure di sicurezza adeguate in conformità dell’art. 32 del Regolamento.

  • PRINCIPIO DI TRASPARENZA

I dati personali sono raccolti e successivamente trattati secondo i principi espressi dalla Politica di Privacy adottata da DOMINA. Al momento dell’eventuale conferimento dei dati viene fornita all’interessato l’informativa di cui agli artt. 12, 13 e 14 del Regolamento.

  • PRINCIPIO DI PERTINENZA DELLA RACCOLTA

I dati personali sono trattati in modo lecito e secondo correttezza; sono registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi; sono pertinenti e non eccedenti le finalità del trattamento; sono conservati per il tempo necessario agli scopi della raccolta.

  • PRINCIPIO DI FINALITA’ DELL’UTILIZZO

Le finalità del trattamento dei dati personali sono rese note agli interessati al momento della raccolta. Eventuali nuovi trattamenti di dati, se estranei agli scopi dichiarati, sono attivati previa nuova informativa all’interessato ed eventuale richiesta di consenso.

  • PRINCIPIO DI VERIFICABILITA’

I dati personali sono esatti ed aggiornati nel tempo. Sono altresì organizzati e conservati in modo che sia data all’interessato la possibilità di conoscere, se lo desidera, quali dati sono stati raccolti e registrati, nonché di controllarne la qualità e richiederne l’eventuale correzione, integrazione, cancellazione per violazione di legge od opposizione al trattamento e di esercitare tutti gli altri diritti, ai sensi e nei limiti degli artt. Da 15 a 22 del regolamento.

  • PRINCIPIO DI SICUREZZA

I dati personali sono protetti da misure di sicurezza tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali, contro i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, e di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito. Tali misure sono aggiornate periodicamente in base al progresso tecnico, alla natura dei dati e alle specifiche caratteristiche del trattamento, controllate costantemente e verificate nel tempo. Le terze parti che svolgono attività di supporto di qualsiasi tipo per l’erogazione dei servizi da parte di DOMINA, in relazione ai quali eseguono operazioni di trattamento di dati personali, sono da quest’ultime designate Responsabili del trattamento.

FONTE DEI DATI PERSONALI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti dall’Associazione DOMINA ed a cui si riferisce la presente informativa, sono rilasciati direttamente dall’interessato mediante la compilazione del modulo dell’istanza di adesione Punto DOMINA.

I dati personali trattati, riguardano il Legale Rappresentante pro tempore dell’associazione/società ed appartengono alle seguenti categorie:

  • dati personali identificativi: nome, cognome, dati di nascita e residenza, recapiti telefonici, numero e copia del codice fiscale, numero e copia del documento identificativo, e-mail;
  • dati di natura giudiziaria: dati che possono rivelare l’esistenza di provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale.

Tali dati potranno formare oggetto di trattamento nel pieno rispetto del Regolamento UE. Il Titolare del trattamento effettua il trattamento in maniera lecita, nello specifico per l’esecuzione di una richiesta direttamente effettuata (art. n. 6 del Regolamento UE) trattando i dati rilasciati nel rispetto della vigente normativa privacy e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività dell’Associazione.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati personali del Rappresentante Legale p. t. sono necessari nell’ambito dell’attività istituzionale svolta dall’Associazione ai sensi dell’art. 6 dello Statuto dell’Associazione che prevede la verifica, attraverso il Consiglio Direttivo, dei soggetti che effettuano l’istanza di adesione a DOMINA.

I dati personali, anche di natura giudiziaria, saranno trattati:

  1. Per esaminare l’istanza prodotta dal soggetto (persona giuridica di natura associativa) per essere ammesso quale Punto DOMINA, anche con riferimento ai requisiti di onorabilità e professionalità del proprio Legale Rappresentante.

Qualora l’esito dell’istanza desse seguito all’esecuzione del mandato operativo si configurano le seguenti ulteriori finalità:

  1. partecipazione ai corsi di formazione e di aggiornamento per poter svolgere le attività di predisposizione dei vari servizi associativi;
  2. comunicazione dei suoi dati personali a Enti preposti all’assegnazione di credenziali autorizzative per la consultazione e/o gestione telematica dei dati per la gestione del lavoro domestico;
  3. Adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti, da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità.

 

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che l’Associazione deve effettuare per gestire le richieste di adesione, da parte di terzi, quale Punto DOMINA in conformità con quanto disposto dallo Statuto dell’Associazione e l’eventuale rifiuto comporterebbe l’impossibilità di attivare la richiesta pervenuta.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi. È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al TITOLARE ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.  I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione debba attenersi. Nel caso l’istanza di adesione non portasse ad un esito positivo della valutazione dei requisiti forniti dall’interessato da parte del Consiglio Direttivo dell’associazione DOMINA, i dati personali forniti saranno cancellati nel termine ritenuto congruo con la possibilità o la volontà da parte dell’interessato di integrare o rettificare l’istanza.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. È fatta salva in ogni caso la possibilità per l’Associazione di conservare i Suoi dati personali per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947(1)(3) c.c.).

 

Finalità amministrative, contabili e fiscali Fino a 10 anni dopo la cessazione della fornitura dei servizi
Finalità di conservazione previste da obblighi di legge (ad esempio la prescrizione legale dei diritti) Fino a 10 anni dopo la cessazione della fornitura dei servizi
Finalità di valutazione dei requisiti di onorabilità del Legale Rappresentante del Punto DOMINA (Dati Giudiziari) Fino al termine dell’istanza di adesione, e comunque entro 3 mesi dalla sua conclusione

 

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità 1 e 2 riportate nella specifica sezione è da ricondurre alla condizione di liceità prevista all’art. 6(1)(b) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso). Il conferimento dei dati personali per queste finalità è facoltativo, ma l’eventuale mancato conferimento comporterebbe l’impossibilità di dare esecuzione al mandato operativo.

Specificatamente alla finalità di cui al punto 1, i dati di natura giudiziaria sono trattati:

  • sulla base del legittimo interesse del titolare nel verificare i requisiti di onorabilità dei soggetti designati a rappresentare l’Associazione che intende divenire Punto Domina, ai sensi dell’art. 6(1)(f) ([…]il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l’interessato è un minore);
  • in virtù dell’estensione di validità decisa dall’Autorità di controllo in materia di protezione dei dati (oltre i termini della naturale scadenza del 24/05/2108 e fino a nuova revisione) della specifica autorizzazione n. 7 emessa dalla stessa autorità a favore, tra gli altri, anche di organismi di tipo associativo, per il perseguimento di scopi determinati e legittimi individuati dall’atto costitutivo, dallo statuto o da un contratto collettivo e trattati.

La finalità di cui al punto 3 e 4 rappresenta un trattamento legittimo di dati personali ai sensi dell’art. 6(1)(c) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento). Una volta conferiti i dati personali, infatti, il trattamento è invero necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui l’Associazione è soggetta.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE e precisamente:  la raccolta, la registrazione,  l’organizzazione, la  strutturazione,  la  conservazione, l’adattamento  o  la  modifica,  l’estrazione,  la  consultazione,  l’uso,  la  comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione, il blocco. Il trattamento dei dati personali avviene, da parte di incaricati dell’organizzazione preposti alla gestione delle richieste, mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione può essere effettuata sia in modalità elettronica che cartacea.

 

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti dall’Associazione potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche a soggetti terzi quali collaboratori, aziende partner o altri soggetti per fini strettamente legati alla gestione del servizio richiesto. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette le finalità indicate potrebbero non essere compiutamente adempiute.

Di seguito le indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità riportate nella specifica sezione della presente informativa, con:

  • soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ossia:
    • persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza all’Associazione in materia giuslavoristica, contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria, di formazione;
    • soggetti delegati a svolgere attività di manutenzione tecnica;
  • istituti di credito, compagnie e broker assicurativi (in caso di eventuali sinistri);
  • soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare, i suoi dati personali in forza di disposizioni di legge;

L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile inviando una richiesta scritta al Titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.

 

SICUREZZA E QUALITÀ DEI DATI PERSONALI trasferimento dei dati all’estero

L’Associazione DOMINA si impegna a proteggere la sicurezza dei dati personali dell’utente e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi. Inoltre, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo per il conseguimento delle specifiche finalità di volta in volta perseguite. L’Associazione utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei dati personali degli utenti; ad esempio, i dati personali sono conservati su apparati sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. L’utente può aiutare e contribuire ad aggiornare e mantenere corretti i propri dati personali comunicando qualsiasi modifica relativa al proprio indirizzo, alla propria qualifica, alle informazioni di contatto, etc.

Al fine di rispettare i livelli di sicurezza dichiarati il Titolare si affida ai soli fornitori di servizi in cloud che trattino dati all’interno dell’UE o che risultino adeguati ai sensi delle specifiche disposizioni del Regolamento Europeo 679/16.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

Ai sensi degli articoli 13, comma 2, lettere (b) e (d), 15, 18, 19 e 21 del Regolamento, la informiamo che:

  1. ha il diritto di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano o di opporsi al loro trattamento, nei casi previsti;
  2. ha il diritto di proporre un reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web ufficiale dell’Autorità su garanteprivacy.it;
  3. le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate su sua richiesta – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – saranno comunicate dal Titolare a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali. Il Titolare potrà comunicare all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.

L’esercizio dei diritti non è soggetto ad alcun vincolo di forma ed è gratuito.

MODIFICHE

L’Associazione DOMINA si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. L’Associazione, La informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. Per tale ragione La invitiamo quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione dell’informativa in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa l’Associazione.

 

RESPONSABILE PROTEZIONE DATI

Domina ha nominato il proprio Data Protection Officer (“DPO”) ai sensi degli artt. 37 e ss. GDPR. Sarà possibile contattare Il DPO inviando una e-mail all’indirizzo: dpo@associazionedomina.it

 

Contatti

Per esercitare i diritti di cui sopra o per qualunque altra richiesta può scrivere a:

DOMINA Associazione Nazionale famiglie datori di lavoro domestico