Informativa privacy estesa eventi privati

Con il Regolamento UE 679/2016, recante disposizioni per la tutela delle persone fisiche rispetto al trattamento dei dati personali, e con il novellato D. Lgs. 196/2003 armonizzato al Regolamento, DOMINA – Associazione nazionale famiglie datori di lavoro domestico – (o di seguito anche in breve DOMINA o Associazione o Associazione DOMINA) C.F. 97149130581, con sede legale sita in 00144 Roma (RM) Viale Pasteur, 77, in qualità di “titolare del trattamento”, rappresentata dal ”, rappresentata dal Segretario Generale dell’Associazione quale Legale Rappresentante pro-tempore, è tenuta a fornire alcune informazioni riguardanti l’utilizzo dei dati personali.

FONTE DEI DATI PERSONALI E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali acquisiti da DOMINA a cui si riferisce la presente informativa, sono rilasciati direttamente dall’interessato e comunicati o a mezzo posta elettronica o mediante la compilazione del modulo di contatto presente sul sito web, anche per il tramite della piattaforma di prenotazione eventi raggiungibile al sito https://www.eventbrite.it/ o presso lo stand di registrazione dell’evento, al fine di gestire e documentare la sua partecipazione all’evento. I dati oggetto del trattamento, ove il rapporto lo richieda, sono dati personali identificativi quali:

Nome;
Cognome;
Indirizzo;
Recapito telefonico;
Indirizzo di posta elettronica;
Immagini fotografiche e/o riprese video riguardanti l’evento;

e potranno formare oggetto di trattamento nel pieno rispetto del Regolamento UE in quanto il titolare effettua il trattamento in maniera lecita, nello specifico per l’esecuzione di una richiesta direttamente pervenuta dall’interessato trattando i dati dallo stesso forniti nel pieno rispetto della vigente normativa privacy e degli obblighi di riservatezza cui si è sempre ispirata l’attività del titolare.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati sono conservati per il solo periodo necessario alle finalità per cui sono trattati o nei termini previsti da leggi, norme e regolamenti nazionali e comunitari a cui l’organizzazione deve attenersi. E’ previsto che sia effettuata una verifica periodica, a cadenza annuale, sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste. Con riferimento ai dati personali oggetto di trattamento per Finalità di Marketing, gli stessi saranno conservati nel rispetto del principio di proporzionalità e comunque fino a che non siano state perseguite le finalità del trattamento o fino a che non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato.

Maggiori informazioni in merito al periodo di conservazione dei dati e ai criteri utilizzati per determinare tale periodo possono essere richieste inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. È fatta salva in ogni caso la possibilità per DOMINA di conservare i suoi dati personali per il periodo di tempo previsto e ammesso dalla legge Italiana a tutela dei propri interessi (Art. 2947(1)(3) c.c.).

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI

I dati saranno trattati nell’ambito gestione organizzativa della manifestazione/evento e potranno, previo consenso, essere utilizzati per invio di comunicazioni o altro materiale promozionale relativo ad attività, prodotti ed eventi o iniziative organizzate in futuro dal titolare, nonché per analisi statistiche interne.

Nello specifico le finalità di raccolta possono essere così identificate:

Gestione della richiesta, posta dall’interessato ed inviata mediante il modulo di contatto, di adesione ed iscrizione alla manifestazione/evento/meeting, che ne consente la partecipazione, comprese le finalità di interesse legittimo correlate.
Adempiere ad eventuali obblighi previsti dalle leggi vigenti,da regolamenti o dalla normativa comunitaria, o soddisfare richieste provenienti dalle autorità.
Svolgere marketing diretto via e-mail per servizi analoghi a quelli sottoscritti, salvo rifiuto espresso a ricevere tali comunicazioni, che l’interessato potrà esprimere in fase di registrazione o in occasioni successive (opt-out).
Svolgere attività di marketing comprendente invio, anche periodico, di materiale contenente:

materiale informativo e promozionale inerente le attività ed i servizi del titolare e dei propri partner commerciali;
sondaggi per migliorare il servizio (“customer satisfaction”);
newsletter ed altre eventuali comunicazioni.

Tali comunicazioni potranno essere effettuate via e-mail o via sms, attraverso posta cartacea e/o l’uso del telefono con operatore e/o attraverso le pagine ufficiali del titolare presenti sui social network; si precisa che il titolare raccoglie dei consensi differenziati per le finalità di marketing qui descritte e per l’invio di newsletter, ai sensi del Provvedimento Generale del Garante per la Protezione dei Dati Personali “Linee guida in materia di attività promozionale e contrasto allo spam”, del 4 luglio 2013; qualora, in ogni caso, desiderasse opporsi al trattamento dei dati per le finalità di marketing eseguito con i mezzi qui indicati, potrà in qualunque momento farlo contattando il titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca.

Documentare l’evento attraverso immagini fotografiche e riprese video in cui anche occasionalmente potrebbero essere riprese le persone partecipanti.
Per scopi statistici, senza che sia possibile risalire alla sua identità.

La informiamo altresì che durante l’intera manifestazione, personale specializzato (fotografi, cameraman, giornalisti, etc.), potranno realizzare servizi fotografici o riprese video a ricordo della suddetta iniziativa. Tali immagini potranno poi essere esposte nei locali della nostra Associazione, pubblicate su opere editoriali (brochure, libri, manifesti, ecc.), redazione di cd promozionali, pubblicati sul nostro sito Internet o sulle nostre pagine dei “social” più diffusi di settore.

Le precisiamo che il consenso che le richiediamo per le finalità di marketing sopra esposte, etc. sarà valido anche per le prestazioni future e, salvo revoca, sarà da noi custodito, presso i nostri uffici.

Nel caso in cui l’iscrizione sia stata effettuata o richiesta da una persona diversa dall’interessato, la richiesta di revoca dovrà pervenire, debitamente compilata e sottoscritta dell’interessato che intende revocare il consenso.

CONFERIMENTO DEI DATI E CONSEGUENZE DEL MANCATO CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati deve ritenersi obbligatorio per quanto riguarda i trattamenti che il titolare intende effettuare per gestire le richieste poste dall’interessato, come indicato al punto 1) e 2) della sezione finalità del trattamento dei dati.

Il conferimento dei dati per le finalità di cui al precedente punto 3), 4) e 5) è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario e/o quant’altro inerenti ai servizi offerti dal titolare del trattamento e dei suoi partner commerciali presenti all’evento. Continuerà comunque ad avere diritto ai servizi di cui al punto 1) ed al punto 2).

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO DEI DATI

La base giuridica del trattamento di dati personali per le finalità di cui al punto sezione 1) è l’art. 6(1)(b) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso), in quanto i trattamenti sono necessari all’erogazione dei servizi. Il mancato conferimento dei dati personali per queste finalità comporterebbe l’impossibilità di attivare i servizi richiesti.

La finalità di cui al punto 2) rappresenta un trattamento legittimo di dati personali ai sensi dell’art. 6(1)(c) del Regolamento ([…]il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento). Una volta conferiti i dati personali, infatti, il trattamento è invero necessario per adempiere ad obblighi di legge a cui DOMINA è soggetta.

I trattamenti eseguiti per le finalità di marketing e diffusione descritte alla sezione 3), 4) e 5) si basano sul rilascio del suo consenso ai sensi dell’art. 6(1)(a) ([…] l’interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità) del Regolamento. Il conferimento dei suoi dati personali per queste finalità è quindi del tutto facoltativo e non pregiudica la fruizione dei servizi. Qualora desiderasse opporsi al trattamento dei suoi dati per le finalità di marketing , potrà in qualunque momento farlo contattando il titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa. Si precisa che se il titolare del trattamento utilizza, a fini di vendita diretta di servizi, le coordinate di posta elettronica fornite dall’interessato nel contesto della vendita di un servizio, può non richiedere il consenso dell’interessato, sempre che si tratti di servizi analoghi a quelli oggetto della vendita e l’interessato, adeguatamente informato, non rifiuti tale uso, inizialmente o in occasione di successive comunicazioni. Si precisa, altresì, che il trattamento di cui al punto 5 non è eseguito su dati personali e pertanto può essere liberamente effettuato dal DOMINA.

MODALITA’ DI TRATTAMENTO DEI DATI

Il trattamento dei dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE e precisamente: la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione, il blocco. Il trattamento dei dati personali avviene, da parte di incaricati dell’organizzazione preposti alla gestione delle richieste, mediante strumenti manuali, informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. L’archiviazione può essere effettuata sia in modalità elettronica che cartacea.

AMBITO DI DIFFUSIONE E CATEGORIE DI SOGGETTI A CUI POSSONO ESSERE COMUNICATI I DATI

I dati personali raccolti dal titolare potranno essere comunicati, nei limiti strettamente pertinenti alle finalità suindicate, anche soggetti terzi quali collaboratori, aziende partner o altri soggetti per fini strettamente legati alla gestione del servizio richiesto. Per tutte le finalità sopra citate la comunicazione dei dati deriva anche da un obbligo legale, contrattuale oppure è un requisito necessario per la conclusione di un contratto. In mancanza delle comunicazioni suddette le finalità indicate potrebbero non essere compiutamente adempiute.

Di seguito le indichiamo le categorie dei soggetti con cui i suoi dati personali potranno essere condivisi, per le finalità riportate nella specifica sezione della presente informativa, con:

soggetti che agiscono tipicamente in qualità di responsabili del trattamento, ossia:

persone, società o studi professionali che prestano attività di assistenza e consulenza a DOMINA in materia contabile, amministrativa, legale, tributaria, finanziaria;
persone o società delegate a svolgere attività di manutenzione tecnica;
persone o società che offrono servizi complementari all’organizzazione dell’evento (servizi di reception, mailing, catering, formazione, fotografi, ecc.)
società che offrono servizi di marketing mailing;
- istituti di credito (per finalità connesse all’incasso del corrispettivo ove previsto)
- compagnie e broker assicurativi (in caso di eventuali sinistri occorsi durante l’evento)

L’elenco completo dei responsabili del trattamento è disponibile inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.

Trasferimento dati

I dati personali sono conservati su dispositivi ubicati preso la sede del titolare del trattamento o presso provider o fornitori di servizi, all’interno dell’Unione Europea ed extra-UE (nel caso della piattaforma per la gestione della newsletter “Mailchimp” o del ticketing degli eventi “Eventbrite”). In tal caso il titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa verifica della certificazione della conformità ai principi ed ai protocolli adottati dagli stati extra-EU con l’Unione Europea (ad es. U.S. Privacy Shield Framework). Per ulteriori informazioni su Privacy Shield Frameworks e per visualizzare le certificazioni rilasciate, vi invitiamo a visitare il sito Web del Privacy Shield del Dipartimento del commercio degli Stati Uniti: https://www.privacyshield.gov/welcome. Un elenco di partecipanti è gestito dal Dipartimento del commercio ed è disponibile all’indirizzo: https://www.privacyshield.gov/list con l’indicazione delle clausole contrattuali e verifiche standard previste dalla Commissione Europea.

Sia per quanto riguarda i dati presenti sui propri dispositivi, sia per eventuali dati presenti presso provider, il titolare del trattamento ha messo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un idoneo livello di sicurezza, nel pieno rispetto di quanto indicato nell’art. 32 del Regolamento UE.

Navigazione: i suoi dati di navigazione potranno inoltre essere trasferiti, limitatamente alle finalità sopra riportate, nei seguenti stati: – Paesi UE – spazio SEE – Stati Uniti.

Maggiori informazioni sono disponibili inviando una richiesta scritta al titolare ai recapiti indicati nella sezione “Contatti” di questa informativa.

SICUREZZA E QUALITÀ DEI DATI PERSONALI

Il titolare si impegna a proteggere la sicurezza dei dati personali dell’utente e rispetta le disposizioni in materia di sicurezza previste dalla normativa applicabile al fine di evitare perdite di dati, usi illegittimi o illeciti dei dati e accessi non autorizzati agli stessi. Inoltre, i sistemi informativi e i programmi informatici utilizzati sono configurati in modo da ridurre al minimo l’uso di dati personali e identificativi; tali dati sono trattati solo per il conseguimento delle specifiche finalità di volta in volta perseguite. Il titolare utilizza molteplici tecnologie avanzate di sicurezza e procedure atte a favorire la protezione dei dati personali degli utenti; ad esempio, i dati personali sono conservati su apparati sicuri ubicati in luoghi ad accesso protetto e controllato. L’utente può aiutare e contribuire ad aggiornare e mantenere corretti i propri dati personali comunicando qualsiasi modifica relativa al proprio indirizzo, alla propria qualifica, alle informazioni di contatto, etc.

DIRITTI DELL’INTERESSATO

In ogni momento l’interessato potrà esercitare i suoi diritti nei confronti del titolare del trattamento, ai sensi del Regolamento UE 679/2016 scrivendo ai recapiti riportati nella seguente sezione Contatti.

Per garantire il corretto esercizio dei diritti, l’interessato dovrà rendersi identificabile in maniera inequivocabile.

L’organizzazione si impegna a fornire riscontro entro 30 giorni e, in caso di impossibilità a rispettare tali tempi, a motivare l’eventuale proroga dei termini previsti. Il riscontro avverrà a titolo gratuito salvo casi di infondatezza (es. non esistono dati che riguardano l’interessato richiedente) o richieste eccessive (es. ripetitive nel tempo) per le quali potrà essere addebitato un contributo spese non superiore ai costi effettivamente sopportati per la ricerca effettuata nel caso specifico. I diritti riferiti ai dati personali concernenti persone decedute possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce a tutela dell’interessato o per ragioni familiari meritevoli di protezione. L’interessato inoltre può proporre reclamo all’autorità di controllo.

In caso di violazione dei dati personali subite dall’organizzazione il titolare procederà alla notificazione della violazione all’autorità di controllo competente entro 72 ore dall’accadimento e comunicherà altresì l’evento anche all’interessato, salvo i casi di esclusione previsti dalla normativa.

Art. 15 (diritto di accesso), 16 (diritto di rettifica) del Reg. UE 2016/679

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:

le finalità del trattamento;
le categorie di dati personali in questione;
i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.

Diritto di cui all’art. 17 del Reg. UE 2016/679 – diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:

i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;
i dati personali sono stati trattati illecitamente;
i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1 del Reg. UE 2016/679

Diritto di cui all’ art. 18 Diritto di limitazione di trattamento

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, Reg UE 2016/679 in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Diritto di cui all’art. 20 Diritto alla portabilità dei dati

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento

Diritto di cui all’art. 21 Diritto di opposizione

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.

Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.

Il diritto di cui ai paragrafi 1 e 2 è esplicitamente portato all’attenzione dell’interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l’interessato.

Nel contesto dell’utilizzo di servizi della società dell’informazione e fatta salva la direttiva 2002/58/CE, l’interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche.

Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell’articolo 89, paragrafo 1, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.

Revoca del consenso al trattamento

L’interessato facoltà di revocare il consenso al trattamento dei suoi dati personali, inviando una raccomandata A/R all’indirizzo riportato nella sezione contatti, corredato da fotocopia del suo documento di identità, con il seguente testo: “revoca del consenso al trattamento di tutti i miei dati personali”. Al termine di questa operazione i suoi dati personali saranno rimossi dagli archivi nel più breve tempo possibile, unitamente alla fotocopia di accompagnamento della richiesta.

In ogni caso ha sempre diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (Garante per la protezione dei dati personali), ai sensi dell’art. 77 del Regolamento, qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore.

MODIFICHE

Il DOMINA si riserva di modificare o semplicemente aggiornare il contenuto della presente informativa, in parte o completamente, anche a causa di variazioni della normativa applicabile. DOMINA la informerà di tali variazioni non appena verranno introdotte ed esse saranno vincolanti non appena pubblicate sul Sito. Per tale ragione La invitiamo quindi a visitare con regolarità questa sezione per prendere cognizione della più recente ed aggiornata versione dell’informativa in modo da essere sempre aggiornato sui dati raccolti e sull’uso che ne fa DOMINA.

Contatti

Per esercitare i diritti di cui sopra o per qualunque altra richiesta può contattarci:

DOMINA Associazione Nazionale famiglie datori di lavoro domestico,

Viale Pasteur, 77 – 00144 Roma

privacy@colfdomina.it o, inseguito, a breve, privacy@associazionedomina.it.

Prestazione del consenso

Il sottoscritto______________________________________________________________________________________

presa visione dell’informativa resa ex art. 13 Reg.to UE 679/2016 ed acquisite le informazioni fornite dal titolare del trattamento, Il/la sottoscritto/a, ai sensi dell’art. 7 del Reg.to UE 679/2016 presta il consenso scritto o equivalente (“consenso equivalente” è anche la manifestazione di volontà on-line attraverso procedure quali cliccare su pagine web bottoni del tipo “Accetto”, “Invia”, etc. o spuntare caselle o box accanto al termine “Accetto”, etc.) per le seguenti finalità:

trattamento dei dati personali, per finalità di marketing comprendente materiale informativo su eventi di suo interesse organizzati dal titolare.